Pour organiser un bon Xul, il faut :
- Attendre qu’au moins 10 personnes aient dit : « C’est quand le prochain Xul? J’ai un projet dans la tête que j’aimerais bien présenter ».
- Envoyer une première salve de mails à ceux qui ont déjà participé aux Xuls précédents.
- Organiser une première réunion
- Fixer une date de Xul
- Répartir les équipes de volontaires pour : la cuisine, le bar, le graphisme, la communication, la régie.
- Mettre le blog à jour et publier les articles au fur et à mesure que les propositions arrivent.
- Réserver les salles pour les expositions
- Déposer une demande-débit-temporaire-boissons-xul à la mairie.
- assurer les salles utilisées pendant le Xul.
- fabriquer les éléments de communications : affiches, flyers, badges, t-shirts, teaser vidéo.
- envoyer la com aux médias locaux : Orléans.mag, le Stud, Centrifuge, aaar.fr, Mag Centre, république du centre, com du 108,
- Inonder les réseaux sociaux, spammer les listes de mails persos